Resposta direta
Contratar IA para processo sem documentação exige tratar a reconstrução do fluxo como parte do escopo, não como premissa. Antes de discutir modelo, a proposta precisa dizer quem será observado, sobre quantas execuções, e como serão tratadas as divergências entre o que a área relata e o que o sistema registra. O contrato deve fixar entregas por etapa: descrição do fluxo real, lista de exceções, regra de decisão escrita e critério de aceite. Sem isso, a avaliação recai sobre demonstração, e não sobre o processo que existe.
- Objetivo
- Orientar avaliação e contratação
- Formato indicado
- Workshop executivo
- Atualizado em
O que esta página acrescenta: Trata a reconstrução do fluxo não escrito como entregável contratado, não como premissa da proposta.
O que a proposta precisa declarar antes do modelo
Processo não documentado não é processo inexistente. Ele vive em planilhas paralelas, mensagens, ajustes feitos sem registro e no julgamento de quem decide quando o caso foge do padrão. A proposta precisa declarar como esse fluxo será reconstruído: observação de execuções reais, leitura do registro do sistema e conversa com quem assume a decisão fora da regra.
O escopo deve separar três entregas. Descrição do fluxo como ele acontece, com os pontos de decisão nomeados. Lista de exceções com o critério que as define. E uma regra escrita para cada decisão que passaria a ser executada automaticamente. Entrega sem regra escrita devolve o problema para a operação alguns meses depois.
Como distribuir responsabilidade e aceite
A contratação fica mais clara quando cada etapa tem responsável nomeado. Quem da área descreve o fluxo, quem valida a lista de exceções, quem aceita a saída em produção. O fornecedor responde pelo que foi combinado; ele não responde pelo processo que a área não conseguiu descrever.
O critério de aceite precisa existir antes da primeira execução. O caminho prático é reunir casos reais, incluindo os que a área considera difíceis, e definir o que conta como erro tolerável e o que reprova a etapa. Aceite definido depois da entrega vira negociação sobre percentual de acerto.
O que essa contratação não resolve
Reconstruir o processo não corrige o processo. Se uma etapa existe apenas porque dois sistemas não conversam, automatizá-la mantém o retrabalho e acrescenta uma camada. Parte do trabalho de descrição costuma mostrar que a decisão correta é eliminar a etapa, não automatizar.
Também não transfere a decisão de quem responde pelo resultado. A IA executa a regra escrita; não assume a consequência de um caso fora da regra, nem a responsabilidade contratual ou legal embutida em algumas decisões. Onde não há regra estável nem responsável definido, a contratação deve ser adiada.
Recurso prático
Esforço de reconstrução do processo antes de fechar o escopo
Horas de reconstrução = (N x S x D) + (N x V). Exceções a documentar = E x total de casos observados.
- N
- pessoas
- Quantidade de pessoas que executam a tarefa hoje, incluindo quem assume o caso quando ele foge do padrão.
- S
- sessões por pessoa
- Sessões de observação de execuções reais, acompanhando o trabalho como ele acontece e não como é relatado.
- D
- horas por sessão
- Duração de cada sessão de observação, incluindo leitura do registro do sistema junto com quem executa.
- V
- horas por pessoa
- Tempo de validação com a área para confirmar o fluxo descrito e nomear os pontos de decisão.
- E
- proporção
- Casos que saem do caminho padrão divididos pelo total de casos observados no período. Deve ser medida, não estimada.
O erro mais comum é dimensionar a reconstrução pelo número de entrevistas. O que consome tempo é a divergência entre o que a área relata e o que o registro de execução mostra, e ela só aparece quando os dois são comparados sobre os mesmos casos.
Conceitos usados nesta página
- Registro de execução — Registro de execução é a evidência de que uma rotina, automação ou tarefa rodou — com identificador, data, insumo, resultado e responsável.
Sobre o que está escrito aqui
Conceitos relacionados: processo não documentado · regra de decisão tácita · registro de execução · taxa de exceção · critério de aceite por etapa. Exemplos são ilustrativos. Não há cliente, resultado, preço, prazo ou certificação nesta página. Quando o formato indicado é Workshop executivo, ele descreve uma possibilidade de trabalho — a conversa inicial avalia contexto e aderência.
Para continuar
- IA aplicada e agentes — Página central do tema
- Busca em documentos com IA: quando ajuda e qu… — ferramentas isoladas
- Apoio comercial com IA: onde faz sentido e on… — não saber por onde começar
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