Resposta direta
O diagnóstico começa pelo dado, não pelo robô. Para cada automação, listam-se os campos de dado pessoal que entram, a finalidade de cada um, a base legal prevista e quem responde por essa escolha. Falta base declarada quando o campo existe no fluxo, alguém usa o resultado, mas nenhum documento liga aquele dado a uma finalidade e a um responsável. O sinal mais confiável não é a ausência de registro no sistema, e sim a incapacidade de duas pessoas darem a mesma resposta sobre por que aquele dado está ali.
- Objetivo
- Diagnosticar
- Formato indicado
- Workshop executivo
- Atualizado em
O que esta página acrescenta: Parte do dado e da finalidade, não do acesso ou do robô, e mostra como localizar a base legal ausente por campo.
Começar pelos campos, não pelo fluxo
Inventário por automação costuma registrar o robô, o horário e o sistema de destino. Isso responde onde o processo roda, não por que o dado está ali. A pergunta que separa base declarada de base suposta é feita por campo: este dado entra aqui por qual finalidade e sob qual base.
O exercício é curto e desconfortável. Ao perguntar a três pessoas da mesma operação por que um campo de documento ou de telefone trafega na automação, respostas divergentes indicam que a base nunca foi decidida, apenas herdada do formulário de origem.
Sinais de base ausente no fluxo
Alguns sinais são objetivos. Campo coletado no cadastro e reaproveitado em etapa sem relação com a finalidade original. Dado de contato usado para decidir prioridade ou bloquear cadastro. Retenção definida apenas pela política de backup, sem critério de negócio.
Outro sinal é o dado que ninguém sabe desligar: a automação falha se o campo for removido, mas ninguém explica o que quebra. Nesses casos, o registro da base costuma existir só na cabeça de quem montou o fluxo, o que não sustenta decisão nem auditoria.
O que o diagnóstico não resolve
Localizar base ausente não torna o tratamento regular. A base legal depende da finalidade real e do contexto do titular, e esse juízo envolve jurídico e área de negócio, não só operação de dados.
O levantamento também não cobre dado pessoal que entra por caminho manual ou planilha paralela, fora da automação analisada. E não substitui o registro formal de operações: ele aponta lacunas, mas a decisão sobre manter, retirar ou formalizar cada campo é de quem responde pelo tratamento.
Recurso prático
Percorrer a automação por campo de dado pessoal
- Listar os campos de dado pessoal que entram na automação, de onde vêm e para onde vão.
- Para cada campo, escrever a finalidade operacional que justifica o uso.
- Confrontar a finalidade com a base legal declarada e verificar se existe registro dela fora do código.
- Apontar o responsável que responde pela escolha da base e pela revisão quando o fluxo muda.
- Marcar os campos sem base declarada e levar a decisão para quem pode retirar o dado ou formalizar a base.
O erro mais comum é aceitar a finalidade escrita na documentação do projeto como base legal. A finalidade descreve o uso; não autoriza o tratamento.
Sobre o que está escrito aqui
Conceitos relacionados: base legal · finalidade do tratamento · inventário de dados · campo de dado pessoal · responsável pelo tratamento. Exemplos são ilustrativos. Não há cliente, resultado, preço, prazo ou certificação nesta página. Quando o formato indicado é Workshop executivo, ele descreve uma possibilidade de trabalho — a conversa inicial avalia contexto e aderência.
Para continuar
- Governança e controle de automação — Página central do tema
- Falha recorrente sem causa tratada: como medi… — falha recorrente sem causa tratada
- Falha recorrente: quem responde pela causa raiz — falha recorrente sem causa tratada
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