Resposta direta
Mede-se a duplicidade marcando a tarefa na origem e perguntando, no fechamento, se outra pessoa ou área já havia executado o mesmo item. O caminho é registrar três campos: quem executou, quem poderia ter executado e em que ponto a informação parou. A contagem só serve quando comparada ao total de tarefas do período. Sem esse denominador, o número absoluto não diz nada. Dez repetições podem ser muito ou pouco, dependendo do volume e da natureza do trabalho.
- Objetivo
- Explicar medição
- Formato indicado
- Projeto de implementação
- Atualizado em
O que esta página acrescenta: Trata apenas da medição da duplicidade: como contar, o que separar na contagem e qual denominador usar.
O que conta como duplicidade
Duplicidade é a mesma tarefa executada por dois responsáveis, sem que o segundo soubesse da execução do primeiro. Revisão combinada, conferência e aprovação são etapas previstas e ficam fora da contagem. Se entrarem no mesmo número, o indicador perde sentido e passa a medir o desenho do processo, não a falha de comunicação.
A diferença entre revisão e duplicidade precisa estar escrita antes de qualquer contagem. Quem registra decide com esse critério na mão. Sem critério definido, cada pessoa classifica de um jeito e o total do período vira uma soma de opiniões.
Registro que separa comunicação de processo
Duas causas produzem a mesma duplicidade e exigem respostas diferentes. A primeira é comunicação: a informação existia e não chegou a quem precisava. A segunda é processo: dois caminhos formais pedem a mesma execução, e as pessoas seguem os dois. O registro precisa de um campo para cada caso.
O campo de causa deve ser preenchido por quem executou a segunda vez, no momento do fechamento. Reconstruir a causa dias depois produz uma explicação plausível, não o fato. Com o campo no lugar, a contagem permite ver quanto do volume vem de cada origem e onde a correção teria efeito.
O que a medição não resolve
A contagem não aponta culpado nem mede esforço desperdiçado. Ela registra que a tarefa foi executada duas vezes, não quanto tempo isso consumiu. Converter duplicidade em horas perdidas exige medir o tempo de cada execução, o que é outro trabalho e pode não valer o esforço em todas as tarefas.
Também não serve para times com volume baixo e tarefas longas, em que cada item é diferente do anterior. Nesses casos, duas execuções do mesmo item podem ser raras, e o número não sustenta decisão. A medição faz sentido onde existe repetição de tarefas parecidas e passagem frequente de informação entre pessoas.
Recurso prático
Sequência de registro da duplicidade
- Na abertura da tarefa, registrar quem recebeu o pedido e por qual canal
- No fechamento, perguntar se outra pessoa ou área já havia executado a mesma tarefa
- Anotar quem poderia ter executado antes e em que ponto a informação parou
- Dividir as duplicidades confirmadas pelo total de tarefas abertas no período
O erro mais comum é contar como duplicidade a tarefa que apenas passou por revisão de outra pessoa. Revisão é etapa prevista; duplicidade é execução repetida sem que o segundo responsável soubesse da primeira.
Sobre o que está escrito aqui
Conceitos relacionados: duplicidade de execução · denominador de tarefas · passagem de informação · registro de causa · retrabalho confirmado. Exemplos são ilustrativos. Não há cliente, resultado, preço, prazo ou certificação nesta página. Quando o formato indicado é Projeto de implementação, ele descreve uma possibilidade de trabalho — a conversa inicial avalia contexto e aderência.
Para continuar
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