Resposta direta
A medição começa no ponto em que a decisão acontece, não no sistema. Três registros bastam: quem pediu, quem avalizou e quando o aval foi dado, ainda que o lançamento seja feito depois por quem pediu. Com eles compara-se o tempo entre pedido e aval, o tempo entre aval e execução e quantos pedidos seguem sem resposta. Não é necessário formalizar o canal de aprovação para medir; é necessário apenas definir o que conta como etapa liberada.
- Objetivo
- Explicar medição
- Formato indicado
- Projeto de implementação
- Atualizado em
O que esta página acrescenta: Trata o aval informal como dado de processo, sem exigir que o canal de aprovação vire formulário nem que a decisão mude de dono
O aval existe mesmo sem registro
Em muitos processos a etapa só avança depois de um aval dado de forma oral ou por mensagem. O aval acontece, o trabalho segue, e nada disso entra em sistema. Isso não significa que a aprovação seja inexistente; significa que o registro dela está fora do fluxo formal.
Medir exige separar duas coisas: o momento da decisão e o momento do lançamento. Quando os dois se confundem, o indicador descreve o comportamento de quem digita, não o comportamento de quem decide, e a leitura do processo sai distorcida.
O que medir sem criar formulário novo
Três medidas bastam para começar. Tempo entre o pedido e o aval. Tempo entre o aval e o início da execução. Quantidade de pedidos que permanecem sem resposta até a data de corte. Cada uma delas aponta para uma responsabilidade diferente: quem decide, quem executa e quem acompanha a fila.
Toda medida precisa de critério de início e fim. O que conta como pedido feito, o que conta como aval dado e o que caracteriza espera legítima precisam de definição prévia. O lançamento pode ser retroativo e feito por quem pediu, desde que a data usada seja a da decisão comunicada.
O que a medição não resolve
Medir não torna a aprovação formal nem transfere a decisão para outra pessoa. Se o aval depende de um único aprovador, a medição revela a espera, mas não a elimina. Também não distingue, por si só, espera legítima de espera evitável: essa separação depende de critério acordado antes da coleta.
Há ainda um limite de precisão. Em avais dados no corredor, a data da decisão fica na memória de quem participou. Se o intervalo entre a decisão e o lançamento passar de poucos dias, o dado perde confiabilidade e serve mais para orientar conversa do que para compor meta ou cobrança.
Recurso prático
Espera média por aval informal e fila sem resposta
Espera média = soma (data do aval - data do pedido) / número de pedidos com aval registrado. Taxa de pendência = pedidos sem aval até a data de corte / total de pedidos no período. Espera após o aval = soma (data de início da execução - data do aval) / número de pedidos liberados.
- data do pedido
- data e hora
- momento em que a etapa anterior foi concluída e o aval passou a ser necessário
- data do aval
- data e hora
- momento em que quem avaliza comunicou a decisão, mesmo que o lançamento ocorra depois
- pedidos sem aval até o corte
- quantidade
- itens que aguardavam decisão no fim do período medido
- total de pedidos no período
- quantidade
- todos os itens que exigiram aval, com ou sem resposta
- data de início da execução
- data e hora
- momento em que o trabalho retomou depois do aval, para separar espera de decisão e espera de fila
O erro mais comum é calcular a espera a partir da data em que o registro foi criado, e não da data em que a decisão foi comunicada. Isso desloca o tempo parado para o dia da digitação e esconde justamente a espera na mesa de quem avaliza.
Sobre o que está escrito aqui
Conceitos relacionados: aprovação informal · tempo entre pedido e aval · registro retroativo da decisão · pedidos sem resposta · ponto de decisão. Exemplos são ilustrativos. Não há cliente, resultado, preço, prazo ou certificação nesta página. Quando o formato indicado é Projeto de implementação, ele descreve uma possibilidade de trabalho — a conversa inicial avalia contexto e aderência.
Para continuar
- Processos, retrabalho e produtividade — Página central do tema
- Redigitação entre sistemas: qual alternativa… — redigitação
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