Resposta direta
Não se promete prazo: registra-se a data pretendida e o que ainda falta confirmar. A data que chega ao requisitante precisa de um estado declarado, pretendida, solicitada ou confirmada, e do nome de quem respondeu por ela. Sem confirmação do fornecedor, o compromisso interno é com o próximo passo e com a data de nova verificação, não com a entrega. Isso impede que uma estimativa feita na abertura do pedido circule como acordo e seja cobrada de quem não tinha como confirmar.
- Objetivo
- Organizar um processo
- Formato indicado
- Diagnóstico executivo
- Atualizado em
O que esta página acrescenta: Trata o prazo como estado declarado no pedido, com responsável e data de verificação, em vez de uma data única repassada ao requisitante.
Três estados de data e o responsável por cada um
Uma data informada ao requisitante pode estar em três estados: pretendida, quando vem da necessidade interna; solicitada, quando foi enviada ao fornecedor sem resposta; confirmada, quando o fornecedor aceitou por escrito, com quantidade e local de entrega. Cada estado tem um responsável diferente.
O erro de processo é usar a mesma palavra para os três. Quando a data sai do pedido de compra como se fosse acordada, a cobrança interna recai sobre quem apenas repassou a informação. O estado precisa estar visível no pedido e na resposta ao requisitante, com o nome de quem confirmou e a data em que confirmou.
O que fica no pedido quando a resposta não chega
Enquanto não há confirmação, o pedido registra o que foi combinado com o requisitante: a data pretendida, o prazo informado pelo fornecedor, a data em que a informação foi passada e a data da próxima verificação. Registra também quem responde por cobrar a confirmação e qual canal é usado para isso.
Quando o fornecedor não responde até a data de verificação, o pedido não ganha uma nova data por suposição. Ele muda de estado e volta ao requisitante com o que existe: o que foi pedido, o que foi respondido e o que falta. A decisão de seguir sem confirmação é do requisitante, com o risco declarado, não de quem compra.
O que o registro não resolve
O registro não faz o fornecedor responder mais rápido. Ele apenas impede que a ausência de resposta vire uma data firme na mão de quem planeja produção, obra ou atendimento. Também não substitui prazo real de fabricação, disponibilidade de transporte ou homologação pendente; se esses pontos não estão resolvidos, a data continua em aberto.
Em compra de item crítico, a confirmação pode não chegar antes de uma decisão. Nesse caso, o processo serve para explicitar a escolha entre esperar, aceitar o risco ou buscar outra fonte, e registrar quem assumiu. O que ele não faz é transformar estimativa em compromisso do fornecedor, nem transferir para compras um prazo que ninguém aceitou.
Recurso prático
Dias em aberto e data limite de confirmação
Dias em aberto = Data da confirmação − Data em que o prazo foi informado; Data limite de confirmação = Data pretendida − Prazo de entrega informado − Reserva de folga
- data em que o prazo foi informado
- data
- dia em que a data foi passada ao requisitante, antes de qualquer confirmação do fornecedor
- data da confirmação
- data
- dia em que o fornecedor aceitou a data por escrito, com quantidade e local de entrega
- prazo de entrega informado
- dias corridos
- prazo declarado pelo fornecedor, ainda sem confirmação formal no pedido
- data pretendida
- data
- data em que o requisitante precisa do item disponível para sua operação
- reserva de folga
- dias corridos
- margem definida entre a confirmação e a data pretendida, para absorver atraso de produção ou transporte
O erro mais comum é medir só o atraso contra a data pretendida. Sem a data em que o prazo foi informado, não se sabe por quantos dias o requisitante planejou com uma data que o fornecedor nunca aceitou.
Sobre o que está escrito aqui
Conceitos relacionados: data confirmada · prazo pretendido · ordem de compra · confirmação de pedido · requisitante. Exemplos são ilustrativos. Não há cliente, resultado, preço, prazo ou certificação nesta página. Quando o formato indicado é Diagnóstico executivo, ele descreve uma possibilidade de trabalho — a conversa inicial avalia contexto e aderência.
Para continuar
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