Resposta direta
A comparação se faz por três números e uma responsabilidade. Os números são o custo mensal de manter o processo antigo rodando, o tempo que falta para o processo novo cobrir todos os casos e o custo de tratar no antigo o que o novo ainda não absorve. A responsabilidade é quem responde pelo caso que cair no processo antigo durante a transição. Sem esse dono, a coexistência não tem prazo e o processo antigo se torna permanente por inércia. Definir prazo de desligamento é parte da decisão, não uma consequência dela.
- Objetivo
- Comparar alternativas
- Formato indicado
- Projeto de implementação
- Atualizado em
O que esta página acrescenta: Traz um cálculo de coexistência e uma comparação entre três saídas possíveis, em vez de tratar apenas a implantação ou apenas o desenho do processo novo.
As saídas que costumam estar na mesa
Depois que um processo novo entra em operação, três saídas aparecem. Manter os dois em paralelo por um prazo definido. Migrar o restante e desligar o antigo na data combinada. Ou encerrar o antigo aceitando que parte dos casos continuará fora do processo novo, tratada como exceção. Cada saída tem um custo diferente e um risco diferente.
A escolha depende menos de preferência e mais de quem responde. Na coexistência, alguém precisa decidir, caso a caso, qual processo vale. Na migração, alguém responde pela data. No encerramento com exceções, alguém responde pelos casos que ficam de fora. Sem esse dono nomeado, a saída escolhida não se sustenta.
O que a comparação precisa medir
A comparação fica objetiva quando três valores entram na conta. O custo mensal de manter o processo antigo rodando. O tempo que falta para o processo novo cobrir os casos que ainda dependem do antigo. E o esforço de tratar no antigo o que o novo já deveria absorver. Sem esses três, a discussão vira opinião sobre qual processo é melhor.
O ponto mais ignorado é o tempo de equipe. Ele já está no orçamento, então parece não custar nada. Não é o caso. É o mesmo recurso que deixa de rodar o processo novo. A conta de coexistência soma esse tempo, o custo fixo que continua sendo pago e o esforço de conciliar divergência entre os dois processos.
O que a decisão não resolve
A conta não decide. Ela mostra o tamanho da coexistência e o que está em jogo, mas não define a data de desligamento nem obriga o uso do processo novo. Comparar alternativas não garante que a escolhida será adotada, nem que o processo antigo deixará de ser usado por hábito.
Há casos em que a coexistência é o estado final correto. Quando os dois processos atendem populações de casos diferentes, ou quando o antigo cobre uma exigência que o novo não cobre, manter os dois pode ser a decisão certa. Nesse caso, o que falta não é desligar, é registrar por que a exceção existe e quem a revisa.
Recurso prático
Custo de coexistência de dois processos
custo_coexistencia = (horas_no_antigo x custo_da_hora) + custo_fixo_do_antigo + custo_de_conciliacao. custo_da_espera = custo_coexistencia x meses_restantes. Comparar o custo_da_espera com o esforco_de_migracao.
- horas_no_antigo
- horas por mês
- tempo mensal gasto no processo antigo em atividades que o processo novo já cobre
- custo_da_hora
- R$ por hora
- custo total da hora da pessoa que executa as duas rotinas, com encargos
- custo_fixo_do_antigo
- R$ por mês
- valor pago por mês para manter o processo antigo de pé, como contrato, licença, estrutura ou armazenagem
- custo_de_conciliacao
- R$ por mês
- tempo gasto para reconciliar divergência de dado entre os dois processos, convertido em custo
- meses_restantes
- meses
- tempo estimado até o processo novo cobrir os casos que ainda dependem do antigo
- esforco_de_migracao
- R$
- esforço que falta para o processo novo absorver todos os casos, incluindo o tratamento de exceções
O erro mais comum é contar só o custo fixo do processo antigo. O tempo da equipe já está no orçamento e por isso parece custo zero, mas é o mesmo recurso que deixa de rodar o processo novo. Esse item costuma ser o maior da conta.
Conceitos usados nesta página
- Responsável nomeado — Responsável nomeado é a pessoa identificada — não a área — que responde por um número, processo ou entrega.
Sobre o que está escrito aqui
Conceitos relacionados: processo em paralelo · custo de coexistência · janela de transição · dono do processo · conciliação entre rotinas. Exemplos são ilustrativos. Não há cliente, resultado, preço, prazo ou certificação nesta página. Quando o formato indicado é Projeto de implementação, ele descreve uma possibilidade de trabalho — a conversa inicial avalia contexto e aderência.
Para continuar
- Processos, retrabalho e produtividade — Página central do tema
- Retrabalho por informação incompleta: onde a… — retrabalho por informação incompleta na entrada
- Informação incompleta na entrada: onde o retr… — retrabalho por informação incompleta na entrada
Páginas relacionadas
O mesmo problema em outro objetivo
- Processo novo sem retirar o antigo: como diagnosticar — Diagnosticar
- Processo novo sem retirar o antigo: o que fica valendo — Organizar um processo
- Dois processos rodando: como medir se um substituiu o outro — Explicar medição
- Processo novo sem retirar o antigo: onde o trabalho dobra — Orientar implementação
- Processo novo criado sem retirar o antigo: como contratar — Orientar avaliação e contratação
Outras leituras em Processos, retrabalho e produtividade
- Responsabilidade indefinida: alternativas para fixar dono — Critérios objetivos para avaliar modelos de atribuição de tarefas entre áreas e identificar qual formato reduz atrito sem criar burocracia.
- Padronização que ninguém verifica: como contratar — O que verificar antes de contratar padronização de processos: onde a verificação fica no escopo, quem responde pelo desvio e o que fica fora.
- Tarefa sem dono entre áreas: onde a responsabilidade se perde — Mostra onde a responsabilidade se perde entre áreas e como nomear dono e critério de aceite em cada ponto de transferência.
- Contratar documentação: o que avaliar antes de fechar — O que definir antes de contratar documentação de processos: uso do documento, escopo, material de origem e critério de aceite na entrega.
- Duas pessoas na mesma tarefa: onde começa a sobreposição — Descreve como identificar duas pessoas executando a mesma tarefa e separar sobreposição, redundância e duplicação por desenho de processo.