Resposta direta
O custo de um sistema legado ignorado raramente está numa linha de orçamento. Ele aparece em horas de quem corrige erro, em contratos que ninguém revisa, em planilhas paralelas que substituem o que o sistema deveria fazer e em decisões adiadas por falta de quem responda. Organizar esse custo é um processo: dar um responsável ao sistema, registrar cada intervenção com motivo e tempo, separar manutenção de melhoria e revisar a conta em periodicidade fixa. Sem esse registro, a discussão vira opinião sobre migrar ou não. Com ele, a decisão passa a ter base comparável.
- Objetivo
- Organizar um processo
- Formato indicado
- Diagnóstico executivo
- Atualizado em
O que esta página acrescenta: Põe responsável nomeado e periodicidade de revisão no centro do cálculo, em vez de tratar o custo como estimativa contábil feita depois do fato.
Onde o custo se espalha
Um sistema legado sem dono não tem centro de custo. A conta fica dividida entre a área que usa, a equipe de infraestrutura, o fornecedor que fez a última alteração e o profissional que mantém uma planilha paralela para compensar o que o sistema não entrega. Cada parte enxerga apenas o próprio pedaço.
O primeiro passo do processo é uma ficha por sistema, com quatro campos: contrato e data de renovação, horas registradas de intervenção, contornos mantidos fora do sistema e nome de quem aprova mudanças. A ficha não exige ferramenta nova. Exige um responsável que a atualize e um lugar único onde ela fique.
Responsável, registro e periodicidade
Sem um nome responsável, o registro não se sustenta. A definição útil é operacional: quem autoriza uma parada, quem assina a renovação do contrato e quem responde pelo dado que sai do sistema. Pode ser a mesma pessoa ou não, mas a ficha precisa dizer quem é.
Cada intervenção registra motivo, tempo gasto e o que evitou. A classificação mínima separa correção de erro, ajuste por mudança de regra e contorno para suprir função inexistente. Essa separação permite comparar manter com substituir sem transformar a conversa em disputa sobre memória, e a revisão em data fixa impede que a conta volte a desaparecer.
O que a conta não resolve
O registro não decide substituição. Ele mostra custo presente e frequência de intervenção. Ficar ou migrar envolve risco de perda de dado, dependência de fornecedor, exposição regulatória e o esforço de reescrever regras que ninguém documentou. Nada disso sai de uma planilha de horas.
Também não funciona onde não há registro possível: sistema usado por uma pessoa, sem chamados, ou operação já migrada em parte que mantém o legado apenas para consulta. Nesses casos a estimativa é fraca e deve ser apresentada como faixa, não como número fechado. O processo entrega base para decisão, não redução de custo automática.
Recurso prático
Custo anual de manutenção do sistema legado
CM = (H × Ch) + C + (P × Cp) + E
- H
- horas por ano
- Soma das horas de intervenção registradas no período, incluindo correção de erro, ajuste por mudança de regra e contorno de função inexistente.
- Ch
- R$ por hora
- Custo hora das pessoas que intervêm no sistema, com encargos, não apenas salário base.
- C
- R$ por ano
- Contratos, licenças, suporte e renovações automáticas ligados ao sistema, mesmo os que não passam pela área de compras.
- P
- horas por ano
- Horas de indisponibilidade ou degradação que afetaram a operação, registradas a partir do chamado e não de memória.
- Cp
- R$ por hora
- Custo hora da área afetada durante a parada, medido pela atividade que deixou de ser executada no intervalo.
- E
- R$ por ano
- Esforço mantido fora do sistema: planilhas paralelas, conferências manuais e retrabalho de digitação equivalente em horas vezes custo hora.
O erro mais comum é somar apenas a fatura do fornecedor. Em sistema sem dono, boa parte do custo pode estar em horas internas e em contornos que nunca viram chamado, e é justamente essa parcela que falta no registro. Se H e E não forem medidos, a fórmula devolve um número menor que o real e ainda assim costuma ser usada para decidir.
Sobre o que está escrito aqui
Conceitos relacionados: ordem de serviço de manutenção · horas de intervenção · dependência de fornecedor · janela de parada · planilha de contorno. Exemplos são ilustrativos. Não há cliente, resultado, preço, prazo ou certificação nesta página. Quando o formato indicado é Diagnóstico executivo, ele descreve uma possibilidade de trabalho — a conversa inicial avalia contexto e aderência.
Para continuar
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