Resposta direta
A medição começa pelo custo de decidir com a versão errada, não pelo número de arquivos. O dado que importa é a frequência com que a mesma informação foi buscada em fontes diferentes, o tempo gasto para saber qual arquivo valia e quantas decisões precisaram ser refeitas. O resultado útil é uma taxa de retrabalho e um tempo de confirmação de versão. Sem esse registro, a discussão fica em opinião sobre organização e não em custo operacional.
- Objetivo
- Explicar medição
- Formato indicado
- Projeto de implementação
- Atualizado em
O que esta página acrescenta: Trata a planilha sem versão como custo de decisão e propõe um cálculo de retrabalho, não um inventário de arquivos.
O custo que a planilha sem versão esconde
A planilha sem versão controlada não gera custo por existir. Gera custo quando alguém precisa decidir e não sabe qual arquivo vale. Esse custo aparece em três lugares: tempo de confirmação, trabalho refeito e decisão tomada com dado antigo.
Medir exige separar esses três. Tempo de confirmação é operacional e visível. Retrabalho é parcialmente visível. Decisão errada costuma ser invisível, porque ninguém registra o que teria acontecido com a versão correta.
O registro mínimo antes de discutir controle
O registro pode ser feito em uma tabela simples, com data, quem precisou confirmar, tempo gasto e decisão em jogo. Não é necessário mapear todos os arquivos. Basta registrar as ocorrências em que a versão foi dúvida.
Depois de um ciclo de registro, o padrão fica visível: certos dias, certas pessoas ou certas rotinas concentram a confirmação. É esse padrão que indica onde o controle de versão precisa existir primeiro, e não em toda a empresa ao mesmo tempo.
O que o cálculo não prova
O cálculo mostra custo de retrabalho e de confirmação. Não mostra risco de decisão estratégica tomada com dado errado, nem perda de credibilidade entre áreas. Esses efeitos não cabem em uma fórmula e não devem ser convertidos em número sem base.
Também não serve para operações em que a planilha é descartável, usada uma vez e sem compartilhamento. Nesse caso, o custo de controlar versão pode superar o de refazer o arquivo. O critério é a frequência com que a mesma informação é consultada por mais de uma pessoa.
Recurso prático
Custo mensal da versão não confirmada
Custo = (N × Tc × Vh) + (D × Cr)
- N
- ocorrências por mês
- Vezes em que alguém precisou confirmar qual versão da planilha estava válida.
- Tc
- horas por ocorrência
- Tempo médio de procura, comparação e espera até a confirmação.
- Vh
- R$ por hora
- Custo horário carregado de quem faz a confirmação.
- D
- decisões por mês
- Decisões refeitas ou corrigidas por uso de versão desatualizada.
- Cr
- R$ por decisão
- Custo médio do retrabalho gerado por uma decisão refeita.
O erro mais comum é medir apenas o tempo de procura. A espera pela confirmação costuma parar a atividade inteira e não aparece no registro de horas. Também fica fora o que ninguém percebeu: decisão errada não identificada como errada não entra em D.
Conceitos usados nesta página
- Retrabalho — Retrabalho é o esforço repetido para corrigir ou refazer algo que já havia sido produzido — custo que não aparece no orçamento, mas consome capacidade e prazo.
Sobre o que está escrito aqui
Conceitos relacionados: planilha de apoio · controle de versão · retrabalho · fonte oficial do dado · tempo de confirmação. Exemplos são ilustrativos. Não há cliente, resultado, preço, prazo ou certificação nesta página. Quando o formato indicado é Projeto de implementação, ele descreve uma possibilidade de trabalho — a conversa inicial avalia contexto e aderência.
Para continuar
- Integrações, sistemas e qualidade de dados — Página central do tema
- Falhas sem alerta no sistema: onde procurar a… — falhas silenciosas
- Falhas silenciosas: fluxo para conter e sanar… — falhas silenciosas
Páginas relacionadas
O mesmo problema em outro objetivo
- Planilha de apoio sem versão: qual cópia vale — Diagnosticar
- Planilhas paralelas: como fixar uma versão de referência — Organizar um processo
- Planilha de apoio sem versão controlada: o que comparar — Comparar alternativas
- Planilha de apoio sem versão: como definir a cópia válida — Orientar implementação
- Planilha de apoio sem versão controlada: o que exigir — Orientar avaliação e contratação
Outras leituras em Integrações, sistemas e qualidade de dados
- Tempo de resposta do sistema: a espera que o processo não mede — Separa espera de sistema, fila e trabalho humano no fluxo real e indica evidências para localizar o tempo de resposta que o desenho do processo não considerou.
- Base de dados sem dono: como medir o que ninguém acompanha — O que medir em uma base sem dono: esforço de correção por campo crítico, tempo de conferência manual e onde a decisão de responsabilidade não pode esperar.
- Campo de data em texto livre: o que exigir ao contratar — Avaliação de sistemas quando datas chegam como texto: o que checar na proposta, no teste e no contrato antes de definir a responsabilidade pelo dado.
- Mesmo campo, formatos diferentes: o que cada escolha cobra — Compara lista fechada, campo livre com convenção e correção posterior pelo custo de manter cada uma e pelo erro que cada escolha deixa passar.
- Exportação virou integração: o que exigir no contrato — O que precisa estar definido quando uma exportação passa a ser integração permanente: dono, frequência, tratamento de falha e encerramento.